毋庸置疑地，物流行業無疑是諸多朝陽產業中最耀眼的一個，行業在飛速發展的同時，一些優秀的物流企業也脫穎而出，隨之而來的即是企業規模的擴大、系統化乃至集團化。 筆者走訪的就是這樣一家企業，試圖深入了解他們在高度電子化辦公環境下是如何應用打印幫助企業高效運轉和發展的。
統籌業務，無紙化辦公≠脫離紙質打印
該公司在中國大陸劃分為華北、華東、華南三個大區，每個區域都以軸心制的方式進行業務管理。北京總部不僅是華北區的管理軸心，還是公司三個大區的總管理軸心。隨著規模的不斷擴大，公司在管理制度上也在不斷的改進和完善，公司要求內部溝通完全電子化，并先后配置了專業的業務系統和各類辦公系統。公司希望借助這些措施進行統籌、規范內部業務，減少紙張的浪費，并達到資源配置的最優化。如此的投入，在物流行業內可謂是走在辦公數字化的前端。
公司體系的專業化受到了業內的認可，同時也為公司帶來了更多的業務。目前，公司業務范圍覆蓋全球，與電子行業內眾多知名品牌擁有長期合作關系，每年都有穩定且大量的業務需求。根據王先生的介紹，公司的財務部對每一項任務的審批雖然都是在內部系統中完成的，但是仍需要將這些業務單據打印出來留檔。在財務需備份的文件中，包括業務合同、訂單、詳細的工作計劃等文件。每年，公司還會參與招標工作，需要打印大量的標書配合競標工作;與客戶之間合同的簽訂也需要一式兩份打印出來，公司業務的發展對打印機提出了更加專業的需求。
專業設備支持專業化辦公，HP M401dw輕巧平衡打印需求
在公司，不論是因業務發展帶來的審批工作還是在下設的眾多倉庫中，文印問題的困擾一直都揮之不去。“公司三個大區的業務文件單據集中在一起非常多，過去辦公室打印機經常吃不消，頻出故障，打印出來的文件也常會有一道道的黑印，容易蓋住重要的信息。”王先生說。為了解決文印問題，公司在選購打印設備時經過了細致的考慮，需要一款可以滿足日常大量的文件批量輸出又不占空間的激光打印機。HP M401dw的出現讓這些問題迎刃而解。王先生感嘆道：“很多帶有附加功能的打印機價格都太過高昂，體積也大，但是相對便宜的速度和負荷量又太低，同時保證A4打印與A5專業輸出效果的M401dw為公司提出了一個完美的解決方案。”這臺全黑色外形大方而又輕巧的打印機采購回后經過簡單的設置，就被放在了辦公桌上通過其無線打印功能供大家一起使用，體積雖小但是卻非常出色的完成了公司的打印任務。
M401dw的月打印負荷高達5萬張，其打印速度在該級別打印機中更屬業內翹楚：A4幅面打印達到33頁每分鐘，而A5幅面打印則幾乎能做到每分鐘60張。公司財務部在購入M401dw后開始使用A5幅面的紙張進行業務留檔。一份業務單據內容不多，過去用A4規格打印頁面經常很空。A4文檔相比之下一來占地方，二來成本也更高;而使用A5規格進行留檔打印，只需要對財務單的格式做一點調整就可以輸出，節約了近一半的紙張消耗。王先生說：“ M401dw投入使用后我們真切的感受到了它強大的A5打印速度優勢，財務部門的同事在存檔這個工作環節所需的時間大幅縮短，輸出的文件特別清晰，再也不用擔心會有黑條出現而影響工作了。”
在公司進出口部，每到業務高峰期都要輸出大量的合同和交送政府部門審批的文件，本就忙碌的部門，以往經常因為最后的打印環節而頭疼抱怨：打印機反應慢、因機器卡紙造成內容錯位、打印字體不清晰等現象著實影響了公司的形象也嚴重影響了業務流程。M401dw打印機配置了自動開關機技術，在待機時自動進入休眠狀態，而接到打印指示時，通過惠普“零秒預熱”技術，打印機可以實現即時的輸出，即使是首次開機也只需短短8秒鐘的等待。作為重要的紙質文件，合同具有非常高的嚴謹性。這款打印機擁有高達1200 ×1200dpi的分辨率，輸出的合同文字清晰銳利，文件干凈清爽，能夠幫助公司避免潛在的糾紛。同樣，審批文件的高質輸出打印，也為部門同事省去了重復打印、反復送審的麻煩。在使用了M401dw后，部門的同事也與筆者分享了他們驚喜的感受：“以前因為打印機時常會有打印發黑、模糊的問題，經常能看到打印機旁散落的被廢棄的文件，自己也覺得非常浪費。現在我們拿著這些高質量的輸出文件不管是交予客戶還是政府都覺得很體面，也體現了公司的專業和高標準!”
專業A5打印走進倉庫，印出物流新通道
王先生最后還為筆者指出了M401dw在公司的另外一個應用部門 - 倉庫。這家大型的物流企業在全國各地擁有眾多各種規模的倉庫，所有的業務都需要在倉庫終端出單?？紤]到M401dw強大的專業A5打印技術，公司也在幾間倉庫部署了這款機器，為一些業務打印配送詳單。大部分的配送業務，其實運輸的產品種類很少，并不是每張配送詳單都需要A4規格的紙張打印。這臺打印機支持智慧驅動安裝，收到機器后，在沒有IT員工的幫助下，倉庫的工作人員只花費了十幾分鐘就將打印機設置安裝好了，其工作表現也是讓人省心、放心。每月高達5萬張的打印負荷也為行業應用對量的需求提供了可靠的保障。王先生提到：“我們在倉庫也是跟據不同的業務需求A4、A5打印一起使用，事實證明，M401dw同樣幫助我們的倉庫提高了工作效率，還為公司額外節省了一筆辦公支出。”
火熱的“無紙化辦公”是一種趨勢也是一種理念，在充滿朝氣的物流行業，這家國際化大型物流公司只是行業內的一個縮影，并給出了對這種理念最理想的詮釋：即在最必須和關鍵的環節進行高質的打印輸出，在獲得專業的打印效果同時減少紙張的浪費，使文印工作跟上物流行業專業化發展的步伐。相信憑借惠普HP M401dw不斷創新的專業打印技術可以助力其一直走在行業的前端。
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